themes theme

Microsoft Office’i failide kaitsmine

14. juuni 2007 kirjutas Siim Karus Vasta »

Tehes palju tööd dokumentidega, tekib vahel vajadus oma dokumente kaitsta. Kõige levinum on vajadus muuta dokumendid loetavaks ainult neile, kellele nad on määratud. Kuid mõnikord on vaja kindlustada vaid seda, et dokumenti ei saaks teised kasutajad muuta. Viimase saavutamiseks kasutatakse tihti dokumendi pdf-vormingusse eksportimist.

Kuigi pdf-faile ei saa muuta Adobe Readeriga (ja paljude teiste pdf-vaaturitega), on pdf-dokumendid siiski muudetavad (nt. Adobe Acrobati või KOffice abil). Seega faili pdf-formaati teisendamine ei aita kaitsta teie dokumenti muudatuste vastu.

Õnneks on Microsoft Office-s võimalik loodud dokumente kaitsta. Ja kaitsta saab oma dokumente järgmiselt.

Office 2003 või vanem

  1. Avage dokument, mida soovite kaitsta.
  2. Valige Tööriistad (Tools) menüü.
  3. Valige Suvandid… (Options…).
  4. Minge lehele Turvalisus (Security…).
  5. Siin saate seada faili muutmiseks ja/või avamiseks vajalikud paroolid.
  6. Peale OK vajutamist palutakse teil paroolid uuesti sisestada.
  7. Salvestage dokument.

Office 2007

  1. Avage dokument, mida soovite kaitsta.
  2. Valige Office menüüst Save As….
  3. Valige Tools.
  4. Valige General Options….
  5. Siin saate seada faili muutmiseks ja/või avamiseks vajalikud paroolid.
  6. Peale OK vajutamist palutakse teil paroolid uuesti sisestada.
  7. Salvestage dokument.

Office 2007 võimaldab koos Windows Serveriga kasutada ka täiendavaid kaitsemeetmeid (nt. keelata printimine, e-mailile lisamine, jpm.), kuid need toimivad vaid serveri mõjupiirkonnas ja on seetõttu kasutatavad vaid ettevõtte sisevõrgus.

Ka pdf-failidele on võimalik selliseid piiranguid lisada, kuid see vajab taas eritarkvara, mida tihti käepärast pole. Pdf-i kasutamise vastu räägib ka see, et dokumenti pdf-vormingusse teisendades võib osa dokumendi infot kaduma minna (nt. autori andmed, märkused, dokumendis leiduvad OLE objektid, jpm.), mistõttu on targem võimalusel säilitada ja levitada originaalvormingus dokumenti.

video://video.google.com/videoplay?docid=-3237800006507875970

NB! Video ongi hääleta!

Reklaam

8 kommentaari

  1. Kaur ütleb:

    Samas avalikult välja pandavad failid tuleks salvestada igal juhul ka pdf või rtf formaadis. Juba kasvõi selle pärast, et kunagi ei või teada, kas selle dokumendi saajal ikka on Microsoft Office ja mõne teise programmiga MSO faili avades võib tulem hoopis erinev olla. Mina olen juba näiteks päris mitu aastat OpenOffice’it kasutanud ja kõik failid, mida teistel muuta vaja ei ole, saadan välja PDFis, minu arvates on see elementaarne viisakus, et ma ei saada kellelegi suletud formaadis faili, mida ta ei pruugi saada korrektselt avada.

  2. Siim Karus ütleb:

    MS Office failide vaatamiseks on olemas vastavad vaaturid (nimekiri), mis lubavad dokumente esitada korrektselt. Avades pdf-i mõne mitte Adobe rakendusega (nt. KOffice) võite te ka seda erinevalt näha või üldse mitte sisu näha.

    Ning PDF on redigeeritav formaat ja seda saaad teised kasutajad muuta. Kasutades PDF-i lisavõimalusi dokumendi kaitsmiseks tekib taas olukord, kus mõned mitte Adobe vaaturid või redigeerijad selle dokumendiga hakkama ei saa.

  3. hr.john ütleb:

    to Siim Karus
    Minu igat pidi legaalses süsteemis ei läinud ükski programm tööle.
    PDF asju peaks ka mõni printer näitama, nii et sisu peab iga asi näitama (Portable Document Format) muidugi on pdf versioone kah juba mitu (1.7 viimane) ja mõned asjad pole lihtsalt uuematest kuulnud.

  4. Aare Kirna ütleb:

    Härrased, arvan, et õigus on mõlemal. PDF-i, hädakorral ka RTF-i ülesriputamine on muidugi korrektne ja viisakas, samas rohkem kui kümneaastase linuxikogemusega võin öelda, et olen näinud ka, kuidas pingviini sisse integreeritud pdf-i vaatur suutis igati korraliku PDF-dokumendi tekstipaigutuse ja fondid sujuvalt segi paisata. Ja OOO-ga tehtud rtf-e pidi on praegu üks eriti kuri uss liikvel 🙁 Mis muidugi ei tähenda, et nende formaatidega ALATI probleeme peab olema.
    Aga dokumendi kaitsmiseks autoriseerimata muudatuste eest on ju ka olemas digiallkiri 😉

  5. Dan ütleb:

    Miks asja keeruliseks aetakse alati?
    Kui üks firma kasutab MS Office’t ja teine eelistab OpenOffice’t, siis olen kindel, et tekib probleem vahetatavate failidega.
    Olgu failid mis tahes formaadis – üks ja kindel tuvastus – digiallkiri.
    Vähemalt Eestisiseselt peaks toimima laitmatult.

  6. Marko ütleb:

    Office 2003 and older kohta mäletan ma seda, et vähemalt exeli tabeliga sai nii teha: igati parooliga kaitstud fail xls, salvestatud siis pisipehme toodanguga ja kui paroolist tahaks lahti saada, siis võtsime selle lihtsalt OOo’s lahti ja võtsime linnukesed eest ära … ei mingit parooli küsimist 🙂
    Office 2007 kohta ei oska komentaare jagada, sest pole kasutanud veel ja arvatavasti lähema 2 aasta jooksul ei kasuta ka.

    PDF: Adobe’ga linnukesed ette lapitud copy-paste’le, editimisele jne asjadel va printimine. Lahti saab linnukestest nii, et võtame kas PrimoPDF või CutePDF nö virtuaal-pdf-printeri ja lihtsalt prindime sellest dokumendist uue PDF’i ning siis avame suvalise asjaga, mis oskab PDF’i editida. Väga kasulikuks osutus see ülikoolis, kui õppejõud lubasid materjale kasutada aga olid otsimise ära keelanud. kui printimine ka keelatud on, siis sellele ma vasturohtu ei tea eriti … mõni Picture-to-Text programm abiks siinkohal.

  7. kairi ütleb:

    Kuidas oleks võimalik Wordis teha nii, et hiljem ei saaks dokumentis teatud teksti/pilti printida?

  8. Siim Karus ütleb:

    Seda, et Wordis teksti või pilti ei saaks printida, on võimalik saavutada juhul kui teie ettevõttes on kasutuses Office teabeõiguste halduse server (IRM). Tavakasutajatele on ka nn. katseteenus, mille pakkumise võib Microsoft igal ajal lõpetada. Selle võimaluse kasutamiseks tuleb valida Office menüüst “Valmista ette” -> “Piira õigusi” -> “Halda mandaati” ning järgida ette tulevaid juhiseid.

    IRM puhul on võimalik seada õigusi sarnaselt pdf failidele seatavate õigustega. Sellisel viisil seatud piiratud õigustega faili on tülikam kasutada (nagu ka pdf faili) ning mõni failide vaatamise tarkvara võib faili üldse mitte avada (nagu ka pdf korral), mistõttu soovitan ilma tungiva vajaduseta sellist õiguste piiramist mitte teha (ükskõik millise failiga). Praktikas aga kehtib ju niikuinii reegel, et kui midagi saab esitada ekraanil, saab seda ka välja trükkida (või teistesse dokumentidesse lisada).

Lisa kommentaar