Oma igapäevatöös puutun aeg-ajalt kokku küsimusega tööandja sidevahendite kasutamisest isiklikuks otstarbeks. Enamasti mõeldakse selle all eelkõige e-posti kasutamist, kuid samas võib seda vaadelda ka veidi laiemalt – käsitleda sidevahendite teema all ka telefoni ja veebi kasutamist. Konkreetselt meie asutuse poliitika ei keela seda, kuid tungiv soovitus on asutuse sidevahendeid isiklikuks otstarbeks mitte tarbida. Vaatlengi hetkel veidi üldisemalt, kuidas ühel või teisel juhul käituda ning milliseid tagajärgi sellised käitumised endaga kaasa toovad.
Ühest küljest on Eestis kehtestatud põhiseaduslik õigus edastatud sõnumite saladusele ning seda õigust on võimalik rikkuda ainult kuriteo tõkestamiseks või kriminaalmenetluses tõe väljaselgitamiseks. Teisest küljest on töötajale antud sidevahendid tööandja omand ning tööandjal on õigus oma töövahendite osas kehtestada poliitikaid ja nende poliitikate järgimist kontrollida.
Tööandja telefoni kasutamine
Üldiselt on sel puhul asi lihtne – töötaja kasutab telefoni mingi limiidi ulatuses ning mis üle läheb, peetakse palgast kinni. Samas tasub teada, et üldjuhul on tööandja tellinud ka kõnede väljavõtte, mis tähendab, et tööandjale on teada kõik valitud telefoninumbrid, nende valimise aeg ning kõnede kestus. See tähendab, et kui soovite teha kõnesid, millest tööandja ei teaks, siis tuleb kasutada mõnd teist telefoni. Samuti tasub arvestada, et tööandja üldjuhul ei hüvita teenusnumbritele (näiteks annetustelefonid) tehtud kõnesid ning SMS-e.
Lisaks sellele on teatud asutustes ette nähtud, et kõik kõned lauatelefonidelt salvestatakse kohalikus keskjaamas. Kindlasti tehakse seda klienditeeninduses ja telefonimüügis, kuid ilmselt on selliseid firmasid veelgi. Mõne aasta tagusest ajast tuleb näiteks meelde juhus, kus üks autopood salvestas oma müügimeeste lauatelefonide kõnesid. Ametlikuks põhjuseks oli tookord suhtlemisoskuse lihvimine.
Töö- ja erakõnede lahushoidmiseks olen mina isiklikult valinud liitumise TwinSIM paketiga (ka teistel teenusepakkujatel on samalaadsed paketid olemas). Samas ei sobi selline lahendus juhul, kui isiklik number ja tööandja oma on erinevate teenusepakkujate juures. Samuti ei ole enne kõne valimist numbri vahetamine just kõige mugavam tegevus, samuti ei näita TwinSIM seda, kummale numbrile sissetulev kõne tuleb. Seega ootan ma põnevusega, millal Eestis kahe kaardipesaga telefonide valik suuremaks muutub.
Tööandja e-posti kasutamine
Eeldame, et tööandja ei keela oma e-posti kasutamist isiklikul otstarbel ning töötaja kasutab seda võimalust. Siin peab ta arvestama, et ülima tõenäosusega läbivad e-kirjad tööandja serverit. Üldjuhul sisaldab see server viirusetõrjet ning rämpsposti kontrolli, aga sageli ka reegleid faililaiendite kontrolliks. Näiteks meie asutuses pole lubatud .exe, .com ja .bat lõpulised failid. Samas võib selliste kontrollelementide nimekiri olla oluliselt pikem. Vaatame kuidas sellised piirangud mõjutavad kirjade liikumist.
Viirusetõrjega pole enamasti probleemi, välja arvatud juhul, kui kasutajale saadetakse parooliga pakitud faile või kui faili sisu ja nime laiend ei lange kokku. Sellisel juhul kipub viirusetõrje käe vahele panema ning kiri kasutajani ei jõua. Juhul, kui kasutaja teab, et selline kiri peab temani jõudma, või kui server saadab talle veateate, siis on võimalik see kiri sealt lõpuks siiski kätte saada. Samas võib niisugune asjaolu tekitada tööandjal kahtlusi – miks saab tema töötaja konfidentsiaalse sisuga isiklikku posti. Isiklikult minul on kunagi olnud probleem OpenOffice failidega – sisuliselt on tegemist pakitud zip-failiga, kuid tema laiendiks on midagi muud ning viirusetõrje arvas teda „pahaks” ja pidas ta kinni.
Rämpsposti kontrollijaga on natuke keerulisem, kuna siin kontrollib masin, ega mingi kirjas sisalduv märgijada ei klapi tema andmebaasis olevaga. Selliseid „pahasid” märgijadasid võib olla väga palju ja väga erinevaid ning probleem on enamasti selles, et mingi osa neist „pahadest” märgijadadest võib kattuda ka „heade” märgijadadega. Tüüpiline näide on märgijada „sex” ning seda sisaldav linna nimi Essex. Eesti keeles võiks näitena tuua märgijadad „seks” ja „terviseks”. Kui kiri rämpspostifiltrisse kinni jääb, on jällegi võimalus ta sealt kätte saada, kuid samas on rikutud inimese põhiõigust sõnumite saladusele.
Lisaks eelpool räägitule tuleb arvestada, et tööandjal võivad olla kehtestatud mingid reeglid töötaja puhkuse või ajutise äraoleku ajaks. Näiteks meie asutuses on kohustuslik, et e-post on puhkuste või komandeeringute ajal asendajale edasi suunatud, kusjuures see reegel sunnitakse peale automaatselt. See tähendab, et edasi suunatakse ka kõik isiklikud kirjad. Kui kirjad tulevad teada-tuntud inimestelt ja aadressidelt, siis on võimalik reeglile erandeid kirjutada. Samas võib juhtuda, et kirjad tulevad täiesti juhuslikelt saatjatelt, näiteks mõne personaliotsingufirma pearahakütilt. Samuti tuleb arvestada, et juhul, kui toimub töökoha vahetus, tuleb kõiki sõpru-tuttavaid teavitada ka e-posti aadressi vahetusest.
Siinkirjutaja on lahendanud asja nii, et on tekitanud mitu eraldi e-posti aadressi erinevate identiteetide jaoks. Nii on olemas tööandja poolt antud e-post, kuid lisaks sellele on olemas ka ametlik personaalne e-posti konto ning mõned lihtsamad virtuaalsete sõpradega suhtlemise jaoks. Ametlk isiklik e-posti konto tasuks kindlasti teha kujul eesnimi.perenimi@teenusepakkuja.kuskil, alternatiiv oleks kasutada ID-kaardiga kaasa tulevat e-eesti keskkonna e-posti aadressi. Põhjus on lihtne – ametlik suhtlemine on suures osas kolinud e-posti keskkonda ning väga veider tundub saada ametliku sisuga kiri (näiteks töösoovi avaldus) aadressilt seksiboy@hotmail.com või hotlips69@mail.ru.
Kokkuvõtteks mõned lühisoovitused – hoidke oma tööasjad ja eraelu kindlalt lahus ning kasutage erinevate identiteetide jaoks erinevaid telefoninumbreid ja e-posti aadresse. See on küll mõnevõrra tülikam hallata, kuid pikemas perspektiivis tasub selline käitumine ennast ära.